9728太阳集团公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为规范学院公文处理工作，结合我院工作实际，制定本办法。

第二条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

第二章 公文种类

第四条 学院常用的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

1、决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关人员，变更或者撤销直属单位和部门不适当的决定事项。

2、通知 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求院各部门办理及需要有关单位周知或执行的事项；任免人员。

3、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

5、请示 适用于向上级机关请求批示、批准。

6、批复 适用于答复学院各部门请求事项。

7、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

9、会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定事项。

第五条 学院通常对外印发的文件形式有：

1、中共9728太阳集团委员会文件、9728太阳集团文件。凡发布和转发有关全市党、政工作重要方针、政策、决定、规定、意见、办法、通知、批复、通报和向上级报送重要的请示、报告以及向学院各党总支、党支部和处室、系发布有关计划、总结、决定、通知等，分别使用“中共9728太阳集团委员会文件”、“9728太阳集团文件”。

2、中共9728太阳集团委员会、9728太阳集团。凡属一般学院党、政事宜，或对同级单位以及不相隶属单位行文，一般使用“中共9728太阳集团委员会”、“9728太阳集团”。

3、9728太阳集团党委办公室、办公室文件。事关学院各党总支、党支部、各部门具体业务范围内的行文，使用“9728太阳集团党委办公室、办公室文件”。

第六条 各处室就学院事务和某一事项向院领导请示问题，可使用《9728太阳集团工作处理笺》。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等部分组成。

第八条 发文机关标识、发文字号、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。“中共9728太阳集团委员会”的版头由“中共9728太阳集团委员会”加“文件”并附带一横线、五星组成：“9728太阳集团”的版头由“9728太阳集团”加“文件”并附带一横线组成；版头所用字体、规格经特别设计，并以红色印制。

学院党、政文件均编印发文字号，发文字号由学院代字、年份、序号组成。学院的党、政文件统一由党办、院办编号。

第九条 签发主送机关是上级的上行公文都应注明签发人，标注位置在红线上右侧。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

第十条 标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题不宜太长。事由涉及多方面的，可采用保留主要方面，其余以“等问题”、“若干问题”、“具体问题”、“有关问题”等代替的办法进行缩减。

标题中引用其他公文标题时，所引标题要有发文机关，一般不加书名号。

第十一条 主送机关 指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。要求下级有关单位共同办理的，可以写几个主送机关；报送上级的公文一般只写一个主送机关。主送机关无法限定或无需限定，可以省去。

第十二条 条理清楚、符合实际、合乎文法、准确地表达发文的主要精神。

第十三条 附件 公文如有附件，应在正文之后，学院名称之前，注明附件顺序和名称。

第十四条 学院名称、印章和成文时间 机关名称在公文末尾右下方，日期在名称之下略向右错开，印章要压在机关名称和日期的中间位置上，不要压住公文。如果将其置于与正文脱离的空白页上，要在其上方标明“(此页无正文)”。发文应写学院全称或规范化简称。

公文除会议纪要外，应当加盖印章。

成文时间的确定，除会议决议以通过的日期为准外，一般应以领导人签发的日期为准。成文时间按规范全称使用小写汉字，年月日要具体完整，不得略写和遗漏。

第十五条 抄报、抄送 与公文有关、需要了解公文内容或协助办理的单位，属上级机关的列入抄报，平级或下级单位的列入抄送。

第十六条 公文的左右空白要求匀称、美观，大小适当。公文文字一律从左到右横写横排。公文用纸一般采用标准A4(210mmX 297mm)。统一在左侧装订。

第四章 行文规则

第十七条 行文应确有必要，注重实效。除学院党办、院办外，其他处室不得对外正式行文。

第十八条 上行文 学院可以直接向上一级主管机关行文，一般不越级行文和请示问题，因特殊情况必须越级行文和请示问题时，要抄报越过的机关。

第十九条 平行文 对互相没有隶属、业务指导关系，同级或不属同一系统的单位之间进行联系、商洽工作的公文为平行文。

第二十条 下行文 向学院各党总支、党支部、处室、系、部的行文为下行文。其中，一些重要的下行文应抄报上级主管机关。

第二十一条 发文办理是指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、编号、印制、用印、登记、分发等程序。

第二十二条 拟稿要求和注意事项

1、符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2、情况确凿，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

6、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

7、应当使用国家法定计量单位。

8、文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。百分数用 “XX％”表示。在同一公文中数字的使用必须前后一致。

第二十三条 审核 公文草稿拟好后，在呈送领导审批签发之前，党办、院办要分别对是否需要行文认真审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。审核文稿时要对公文内容、文字表述、文种使用、格式等方面进行全面审核把关。属全局性、指令性的文稿，经核稿和主任或副主任复核后，呈送副书记、书记或主管院长、院长签发，属部门性的文稿，由两办核稿后呈送主管院长签发。

1、各处室发文时，由承办人员拟稿，经处室负责人核稿后，分别送交党办、院办复审。

2、凡涉及其他处室的公文，主办处室应主动与有关处室协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应如实反映。

3、党办、院办对不符合规定的文稿应退回文稿起草处室或单位。未经党办、院办审核的文稿，不得送交院领导审签。

第二十四条 签发 签发是决定公文稿件定稿的最后环节。文稿经签发后方能生效，未经领导签发的文件不得印发。

领导审核、审批公文应表示出同意、不同意或者其他具体意见，圈阅应视为同意。签发公文用笔必须符合存档要求，忌用铅笔、圆珠笔。

领导签发后的文件，处室不得再作改动，若确需改动的须经原签发领导同意；如领导已签批否定意见，经办人员不得换签转呈其他领导，如确需转呈的应原文呈送并说明情况。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者，要按有关规定给予纪律处分。

第二十五条 制订政策性文件，主办处室应向主管院长汇报，经同意后将打印文稿送两办，由两办提交院长办公会或党政联席会讨论审议。

第二十六条 编号与印制公文签发后，均由两办统一编号，安排印制。印制文件中，经办人员要认真校对，确保质量。

第二十七条 用印 文件印制后要加盖印章，加盖的印章必须清晰、端正。

第二十八条 报送与分发 向上级机关报送文件的份数一般在3份以上，具体报送份数可按上级机关要求确定。向学院各党总支、党支部、处室、系分发的文件，由办公室专人送发，接收部门签字。

所有报送和下发的文件，均须同原稿一并存档3份。

第五章 收文办理

第二十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十条 学院领导和其他处室不直接受理公文，如有外来公文直接发往处室的，应交党办、院办统一处理，未经党办、院办接收的公文，运转如发生误压漏办、丢失等情况，责任由接收公文的处室及其人员承担。

第三十一条 登记 党办、院办收到公文后，应及时拆封，登记，填写来文处理签。上级的电报、电话指示按收文处理。对错发、缺页、漏写日期、发文机关不详、少份的公文，应根据封皮上的发文机关邮戳日期(收到日期)加以注明，以备查考。

第三十二条 拟办 批办 党办、院办对接收公文及时加签登记，并提出拟办意见呈送学院领导传阅。如有领导批示应按批示意见办理或转交有关处室处理，需要两个以上处室办理的应当明确主办处室。紧急公文应当明确办理时限。

第三十三条 承办 承办处室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。批交两个以上处室办理的公文，由主办处室负责向有关处室运转。

公文处理中遇有涉及其他处室职权的事宜，主办处室应当主动与有关处室协商；如有分歧，主办处室主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可报请学院领导协调或裁定。文件承办部门负责人办理文件后应在文件中注明承办结果并签名。

第三十四条 催办 凡经领导批办或交有关处室办理的公文， 党办、院办应按照办理的时限对承办单位和人员进行检查催办，并及时向领导汇报催办情况。

第六章 公文归档

第三十五条 公文办理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》的有关规定，及时将公文定稿、正本、办理结果和有关材料整理立卷、归档。电报随同文件一起立卷。各处室和领导个人不得保存应当归档的公文。

第三十六条 如果一个文件修改多次，立卷时一般用定稿。如属重要文件，定稿以前的历次修改稿有保存价值的，应随同定稿一并立卷。

第三十七条 各处室每年4月底前应将上年档案交学院综合档案室统一整理归档保管。

第三十八条 严格档案借阅手续，案卷一般不出档案室。凡各处室借阅档案室档案，须向档案管理人员办理借阅手续。其他部门借阅档案，须经办公室负责同志批准，并如期归还。

第七章 公文管理

第三十九条 公文由办公室人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十条 传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第四十一条 工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十二条 本办法由学院党办、院办负责解释。

第四十三条 本办法自发布之日起试行。