9728太阳集团档案管理工作规定

为了加强学院的文件材料的收集和整理，加强档案的管理，有效地保护和利用档案，使档案资源更好地为学院建设发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理规定》和上级有关部门的文件精神，结合学院实际，特制定本规定。

一、学院档案是指学院各部门及工作人员在从事教育、教学、管理、服务、学习等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、照片等不同形式的历史性记录，大致可分为文书、人事、财务、基建，科研、设备、电教、教学业务、学生学籍等类别。

二、学院办公室是学院档案管理的主管部门，其主要职责是：贯彻执行档案工作的法规和方针、政策；制定学院档案事业发展计划和档案工作的规章制度，并组织实施，推行档案管理标准；负责档案干部的管理，培训工作，并对学院其它部门的档案工作进行监督和指导。

三、学院综合档案室是学院档案管理的业务部门。其主要职责是：集中保存、统一管理学院各种档案；维护档案的完整与安全，开展档案的利用工作；负责每年文书档案的收集、整理、立卷归档，并对各部门业务档案进行督促和验收；做好档案鉴定与编目工作，并按规定向档案馆移交档案；做好档案的收进、移出、保管、利用等情况的统计工作，并参与建设工程、科研项目和重要设备的验收工作。

四、学院各部门应设兼职档案员一名，负责本部门及其工作人员在公务、业务活动中形成的各类归档材料的收集和管理，定期送交学院档案室。任何部门和个人不得私自保存或拒绝归档。具体职责是；①每年四月下旬向学院档案室送交一年本部门职能活动中形成的、已办理完毕并对今后工作仍具有指导、参考、依据作用的各种文书档案材料（部门需要的可留复印件)；②收集、整理工作中产生的照片并配上文字说明(时间、人物、事由)存入办公室统一购置的像册内，以便交档案室统一保存；③收集本部门业务工作中产生的各种档案材料，进行分类、整理、立卷，九月上旬送学院档案室归档，学生档案按届立卷，录取资料放在毕业年，其它部门按年立卷；④妥善保管各种磁带、光盘等声像资料，以便利用。

五、学院档案室管理干部和各部门档案工作人员，都应认真学习档案基本知识，忠于职守，严格办事程序，照章办事，严守秘密。

六、各种文件、材料存放地点要安全、固定，保持干净、干燥、通风、透光，严防档案资料霉烂、生虫、破损与丢失。

七、学院各部门文字材料收交、档案整理归档情况纳入处室年度工作目标考核。

八、学院保存的档案，主要供本单位利用，必要时，可以提供给外单位和个人利用，但应根据档案借阅制度办理相关手续。

本规定由学院办公室负责解释，自2011年9月1日起执行。